Ramai yang tercari-cari contoh Surat Rasmi dalam format boleh edit menggunakan perisian atau aplikasi Microsoft Word. Melalui perkongsian kali ini, FLIP.MY akan kongsikan contoh surat kiriman rasmi dengan format terkini yang tepat untuk kegunaan ibu bapa, pelajar dan semua yang memerlukan.
Walaupun zaman kini banyak yang berubah, interaksi atau saluran maklumat telah melalui arus pemodenan, urusan persuratan masih kekal relevan dan menjadi rujukan utama.
Dokumen ini amat diperlukan untuk kegunaan rasmi untuk menyatakan hasrat permohonan kerja, memaklumkan sebab tidak hadir ke sekolah atau tempat kerja, urusan-urusan penting melalui kerajaan atau organisasi dan lain-lain lagi.
Medium saluran ini dapat berfungsi untuk menyampaikan maklumat, arahan, keputusan atau juga tindakan. Dengan adanya perkembangan teknologi, surat yang dahulunya disampaikan melalui posmen, kini boleh disalurkan menggunakan emel atau faksimili sahaja.
Panduan Format dan Cara Buat Surat Rasmi
1. Nama dan Alamat Pengirim
Kita perlulah meletakkan nama berserta alamat pengirim pada bahagian atas, bermula dari arah kiri. Pemulaan nama dan juga alamat pengirim yang ditulis perlulah menggunakan huruf besar.
Tanda koma (,) mesti diletakkan di hujung setiap baris, dan noktah mesti diletakkan pada penghujung alamat. Alamat yang ditulis perlu mengandungi perincian nombor premis/rumah, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti berserta poskod, bandar, dan juga negeri.
Selepas itu, selang satu baris dan letakkan garisan panjang melintang di bawah alamat pengirim untuk membezakan alamat pengirim dan juga penerima.
Sekiranya anda sedang menyiapkan menguruskan dokumen rasmi bagi jabatan rasmi Kerajaan, kebiasaannya alamat tersebut telah sedia ada pada Letter Head.
Letter Head merupakan pengenalan kepada Kementerian / Jabatan / Organisasi / Agensi yang telah mengandungi alamat lengkap dan maklumat perhubungan yang lain seperti nombor telefon dan nombor faksimili untuk memudahkan urusan.
2. Nama, Jawatan, dan Alamat Penerima
Nama, jawatan serta alamat penerima perlu ditulis selang satu baris daripada garisan melintang yang telah dibuat selepas alamat pengirim.
Sama juga seperti nama dan alamat pengirim, nama, jawatan, dan alamat penerima juga perlu ditulis menggunakan huruf besar ada pemulaanya.
Tanda koma (,) mesti diletakkan di hujung setiap baris, dan noktah mesti diletakkan pada penghujung alamat. Alamat yang ditulis perlu mengandungi perincian nombor premis/rumah, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti berserta poskod, bandar, dan juga negeri.
3. Tarikh:
Tarikh perlu ditulis sebaris dengan nama negeri pada bahagian alamat penerima di bahagian paling kanan. Nyatakan tarik surat tersebut ditulis. Tarikh mesti ditulis bermula hari bulan, bulan (dieja penuh dalam perkataan), dan juga tahun. Contohnya, 1 DISEMBER 2022.
4. Gelaran
Langkau sebaris daripada alamat penulisan butiran penerima untuk menulis gelaran. Penulis perlu kenal pasti gelaran yang sesuai untuk digunakan pada ruangan tersebut.
Contohnya gelaran Yang Berhormat (YB), Dato’ Seri, Dato’ atau Datin Seri atau Datin dan sebagainya. Jika penulis tidak punyai kepastian mengenai gelaran yang sesuai, boleh sahaja menggunakan gelaran umum iaitu Tuan/Puan. Letakkan tanda koma (,) pada hujung gelaran tersebut.
5. Perkara / Tajuk Surat
Tulis perkara selepas selang sebaris daripada gelaran yang diterangkan pada perkara 3. Perkara yang dimaksudkan ialah maklumat umum tujuan surat kiriman rasmi ini ditulis. Penulisan perkara ini terlalu panjang dan tidak terlalu pendek.
Perkara ditekankan ini perlu digariskan untuk membezakan antara perkara dan isi kandungan surat yang ditulis. Jika menggunakan komputer, penulis boleh juga menebalkan tulisan (bold).
6. Isi Kandung Surat
Kandungan surat mestilah menjelaskan niat atau tujuan kirimannya. Isi kandungnya tidak perlu terlalu panjang atau meleret-leret. Susun isinya secara padat dalam beberapa perenggan. Perenggan yang dibina perlu dimulakan dengan nombor pada perenggan kedua dan seterusnya.
Biasanya, kandungan surat rasmi diakhiri dengan ucapan “Sekian, terima kasih.” Terdapat juga slogan atau motto yang diletakkan selepas ucapan penghargaan ini.
7. Tandangan, Nama dan Jawatan Pengirim
Pada akhir surat kiriman rasmi ini, pengirim perlu melengkapkan tandatangan pada bahagian kiri surat. Tandatangan ini perlu disertakan dengan nama penuh pengirim menggunakan huruf besar kesemuanya. Di bawah nama penuh pengirim, catatkan juga jawatan (jika ada) pada baris seterusnya.
Tambahan Sumber: Panduan Pengurusan (Kerajaan)
Muat Turun Contoh Surat Rasmi Terkini
Berikut disediakan contoh-contoh surat dengan format yang betul. Pengguna boleh muat turun dan memurnikannya mengikut keperluan masing-masing.
| PERKARA | PAUTAN MUAT TURUN |
|---|---|
| Contoh Surat Berhenti Kerja | Akan dikemaskinikan |
| Contoh Surat Kebenaran Bekerja | Akan dikemaskinikan |
| Contoh Surat Aduan Kerosakan Jalan | MUAT TURUN |
| Contoh Surat Pengesahan Majikan | MUAT TURUN |
| Contoh Surat Tidak Hadir Ke Sekolah | MUAT TURUN |
| Contoh Surat Tunjuk Sebab | MUAT TURUN |
| Contoh Surat Balik Awal dari Sekolah | MUAT TURUN |
Yang banyak dikongsi, yang sedikit disyukuri
Ayuh sebar luas dan kongsikan bersama rakan-rakan melalui WhatsApp dan Telegram supaya lebih ramai menerima manfaat. Klik sahaja butang share untuk bantu sebarkan bahan ini.
🔴 WHATSAPP : @flipdotmy
🔴 FACEBOOK : @flipdotmy
🔵 TELEGRAM : @flipdotmy
🔵 INSTAGRAM : @flipdotmy
Sebarang masalah, aduan, keperluan dan apa juga perkara yang ingin dikongsikan bersama kami, guru-guru boleh hubungi melalui emel [email protected].