Surat Tunjuk Sebab merupakan satu tindak balas yang diminta oleh pihak sekolah, kolej, universiti atau majikan sekiranya sesuatu urusan tidak diselesaikan mengikut perancangan atau arahan. Kadang kala berlaku sesuatu yang tidak diingini yang menyebabkan kita tidak dapat mematuhi masa, menyelesaikan tugasan atau menghadiri perjumpaan penting.
Surat ini merupakan penjelasan atau maklum balas rasmi yang akan menjelaskan sebab ketidakakuran yang berlaku. Melalui perkongsian kali ini, FLIP.MY akan kongsikan contoh surat ini menggunakan format surat rasmi yang tepat untuk kegunaan ibu bapa, pelajar dan semua yang memerlukan.
Perlu diambil perhatian, surat ini sepatutnya mempunyai pernyataan kesalahan yang telah dilakukan, sebab dan juga punca mengapa perkara tersebut berlaku. Mohon maaf jika kesalahan tersebut telah mengganggu urusan organisasi atau individu lain dan juga nyatakan janji bahawa kesilapan seumpamanya tidak akan berulang lagi.
Baca juga: Panduan Penulisan Surat Kiriman Rasmi
Walaupun zaman kini banyak yang berubah, interaksi atau saluran maklumat telah melalui arus pemodenan, urusan persuratan masih kekal relevan dan menjadi rujukan utama. Lengkapkan dan simpan dokumen ini sebagai rujukan pada masa akan datang.
Senarai Asbab atau Alasan Surat Tunjuk Sebab
Anda boleh menulis surat ini dan melampirkan dokumen sokongan atau dan asbab apa yang telah berlaku sehingga terjadinya sesuatu yang tidak diingini. Nyatakan permasalahan yang timbul dan elakkan daripada menggunakan helah atau penipuan. Antara sebab yang dinyatakan dalam surat tersebut ialah:-
- Kebimbangan terhadap Virus Vovid-19 yang semakin menular di kawasan sekitar
- Sedang menjalani kuarantin wajib
- Berada di luar kawasan / luar negara
- Menziarahi Orang Sakit
- Pulang ke Kampung atas Urusan Keluarga
- Sakit Perut dan lain-lain kemudaratan yang tidak mendapat rawatan atau tiada surat cuti sakit daripada pengamal perubatan.
- Urusan Kematian
- Urusan Keluarga
- Kenderaan Rosak atau Masalah Pengangkutan
- Anak Kurang Sihat / Demam
Jawapan untuk surat ini biasanya boleh ditulis dengan beribu lagi alasan yang lain lain. Sekiranya anda dapat melampirkan dokumen berkaitan seperti resit bayaran pembaikan kereta, jika alasannya adalah tidak ada kenderaan atau kenderaan itu rosak, itu akan menguatkan lagi alasan anda.
Muat Turun Contoh Surat Tunjuk Sebab
Perkara pertama yang perlu dilakukan selepas menerima STS ialah jangan panik, kekal tenang dan rasional. Teliti pertuduhan dan dakwaan yang tercatat dalam surat tersebut dan barulah kita mulakan menulis jawapannya.
Muat turun bahan berikut dan edit ikut kesesuaian, sama ada merujuk kepada kecuaian, tidak hadir bertugas atau lewat datang kerja, sekolah, kuliah, mesyuarat, kelas dan lain-lain lagi.
Klik pautan ini untuk mendapatkan contoh: MUAT TURUN SEKARANG
Berikut disediakan contoh-contoh surat dengan format yang betul. Pengguna boleh muat turun dan memurnikannya mengikut keperluan masing-masing.
| PERKARA | PAUTAN MUAT TURUN |
|---|---|
| Contoh Surat Berhenti Kerja | Akan dikemaskinikan |
| Contoh Surat Kebenaran Bekerja | Akan dikemaskinikan |
| Contoh Surat Aduan Kerosakan Jalan | MUAT TURUN |
| Contoh Surat Pengesahan Majikan | MUAT TURUN |
| Contoh Surat Tidak Hadir Ke Sekolah | MUAT TURUN |
| Contoh Surat Tunjuk Sebab | MUAT TURUN |
| Contoh Surat Balik Awal dari Sekolah | MUAT TURUN |
Kandungan yang ditulis ini merupakan ‘hitam putih’ yang boleh dijadikan bukti untuk tindakan susulan akan datang. Jadi, pastikan anda mengingati setiap butir kandungan yang ditulis. Semoga semua urusan dipermudahkan.
Format dan Cara Penulisan
1. Nama dan Alamat Pengirim
Kita perlulah meletakkan nama berserta alamat pengirim pada bahagian atas, bermula dari arah kiri. Pemulaan nama dan juga alamat pengirim yang ditulis perlulah menggunakan huruf besar.
Tanda koma (,) mesti diletakkan di hujung setiap baris, dan noktah mesti diletakkan pada penghujung alamat. Alamat yang ditulis perlu mengandungi perincian nombor premis/rumah, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti berserta poskod, bandar, dan juga negeri.
Selepas itu, selang satu baris dan letakkan garisan panjang melintang di bawah alamat pengirim untuk membezakan alamat pengirim dan juga penerima.
Sekiranya anda sedang menyiapkan menguruskan dokumen rasmi bagi jabatan rasmi Kerajaan, kebiasaannya alamat tersebut telah sedia ada pada Letter Head.
Letter Head merupakan pengenalan kepada Kementerian / Jabatan / Organisasi / Agensi yang telah mengandungi alamat lengkap dan maklumat perhubungan yang lain seperti nombor telefon dan nombor faksimili untuk memudahkan urusan.
2. Nama, Jawatan, dan Alamat Penerima
Nama, jawatan serta alamat penerima perlu ditulis selang satu baris daripada garisan melintang yang telah dibuat selepas alamat pengirim.
Sama juga seperti nama dan alamat pengirim, nama, jawatan, dan alamat penerima juga perlu ditulis menggunakan huruf besar ada pemulaanya.
Tanda koma (,) mesti diletakkan di hujung setiap baris, dan noktah mesti diletakkan pada penghujung alamat. Alamat yang ditulis perlu mengandungi perincian nombor premis/rumah, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti berserta poskod, bandar, dan juga negeri.
3. Tarikh:
Tarikh perlu ditulis sebaris dengan nama negeri pada bahagian alamat penerima di bahagian paling kanan. Nyatakan tarik surat tersebut ditulis. Tarikh mesti ditulis bermula hari bulan, bulan (dieja penuh dalam perkataan), dan juga tahun. Contohnya, 1 DISEMBER 2022.
4. Gelaran
Langkau sebaris daripada alamat penulisan butiran penerima untuk menulis gelaran. Penulis perlu kenal pasti gelaran yang sesuai untuk digunakan pada ruangan tersebut.
Contohnya gelaran Yang Berhormat (YB), Dato’ Seri, Dato’ atau Datin Seri atau Datin dan sebagainya. Jika penulis tidak punyai kepastian mengenai gelaran yang sesuai, boleh sahaja menggunakan gelaran umum iaitu Tuan/Puan. Letakkan tanda koma (,) pada hujung gelaran tersebut.
5. Perkara / Tajuk Surat
Tulis perkara selepas selang sebaris daripada gelaran yang diterangkan pada perkara 3. Perkara yang dimaksudkan ialah maklumat umum tujuan surat kiriman rasmi ini ditulis. Penulisan perkara ini terlalu panjang dan tidak terlalu pendek.
Perkara ditekankan ini perlu digariskan untuk membezakan antara perkara dan isi kandungan surat yang ditulis. Jika menggunakan komputer, penulis boleh juga menebalkan tulisan (bold).
6. Isi Kandung Surat
Kandungan surat mestilah menjelaskan niat atau tujuan kirimannya. Isi kandungnya tidak perlu terlalu panjang atau meleret-leret. Susun isinya secara padat dalam beberapa perenggan. Perenggan yang dibina perlu dimulakan dengan nombor pada perenggan kedua dan seterusnya.
Biasanya, kandungan surat rasmi diakhiri dengan ucapan “Sekian, terima kasih.” Terdapat juga slogan atau motto yang diletakkan selepas ucapan penghargaan ini.
7. Tandangan, Nama dan Jawatan Pengirim
Pada akhir surat kiriman rasmi ini, pengirim perlu melengkapkan tandatangan pada bahagian kiri surat. Tandatangan ini perlu disertakan dengan nama penuh pengirim menggunakan huruf besar kesemuanya. Di bawah nama penuh pengirim, catatkan juga jawatan (jika ada) pada baris seterusnya.
Tambahan Sumber: Panduan Pengurusan (Kerajaan)
Semoga Contoh Surat Tunjuk Sebab di atas dapat membantu anda menulis dengan ringkas dan terbaik. Apa pun alasan yang diberikan, pastikan majikan mengetahui permasalahan yang dihadapi. Jangan terlalu berkira-kira untuk maklumkan kepada majikan pada waktu pagi untuk memudahkan urusan semua.
Yang banyak dikongsi, yang sedikit disyukuri
Ayuh sebar luas dan kongsikan bersama rakan-rakan melalui WhatsApp dan Telegram supaya lebih ramai menerima manfaat. Klik sahaja butang share untuk bantu sebarkan bahan ini.
🔴 WHATSAPP : @flipdotmy
🔴 FACEBOOK : @flipdotmy
🔵 TELEGRAM : @flipdotmy
🔵 INSTAGRAM : @flipdotmy
Sebarang masalah, aduan, keperluan dan apa juga perkara yang ingin dikongsikan bersama kami, guru-guru boleh hubungi melalui emel [email protected].